AIを使った事務作業の工夫 ナレッジグラフを使った「営業・求人応募の半自動化」の例
はじめに
個人で活動するようになってから営業することが必要になった。仕事は待っていてもやってくるわけではないので、こちらからアクションする必要がある。
企業のホームページやら、求人サイトやらを見て、パートタイムや業務委託を募集していないか、あるいは、人手が足りないシグナルがないか、調査する。もし条件に合致する企業や募集があれば、そこに応募（もしくは営業）をする。そんな手はずで営業活動を進める。
基本コンセプト
グラフを使ってAIとの知識共有を楽に
さて、現代ではAIが発達したおかげで調査なんかはぐんと楽になった。しかし、AIを起動するたびに、作業説明するのは面倒だ。加えて、自然言語のような非構造的なテキストのドキュメントで業務の内容を記録しておくのもなんか微妙だ。
てなわけで、グラフ構造を活用することにする。グラフ構造に、この作業の背景やら、作業フローやら、作業で使うファイルのパスやら、業務を進める上で大切な情報を詰め込む。そんな方針だ。
知識共有ツールとしてのグラフの立ち位置
コンセプトとしてはこんな感じだ。まずは人が業務に必要な情報をナレッジグラフに詰め込む。作業をするときに、AIたちにもナレッジグラフを参照してもらい、業務の概要、目的、成果物なんか理解してもらい、スムーズに協業しようっていうコンセプトだ。
なお、ナレッジグラフにはロマネスコを使うが、クラウド版であればナレッジが独り占めされず他の作業者にも共有することができるし、また検索などもしやすいため、単なるドキュメントとして置いておくよりも便利である。
実際に半自動化を設計する
自動化したい業務フローを整理する
さらに詳細を整理すると上記のような形になる。応募する企業の調査・リストアップはチャッピー（ChatGPT）にやってもらう。それらはGoogleスプシに書き出す。応募候補のリストを自分が見て、応募する企業にフラグを立てる。応募するときはほぼ経歴書が求められるのでこれは事前に用意しておく。
フラグが立て終わったら、次はClaudeで実際に応募していく。Claudeのチャットを開き、共同でフォームの入力やメールの作成などを行う形。Claudeはデスクトップ版にブラウザ機能が搭載されており、ClaudeにURLを渡せば勝手にフォームを埋めてくれる。フォームを埋めるために必要な情報は経歴書からClaudeが勝手に埋めてくれる。一部埋められない箇所があったり、ファイルの添付はできなかったりするので、それは人が手動で行う。
ちなみに、応募方法はフォームだったり、メールでの送付だったりとまちまちなのだが、それらの分岐についてもロマネスコにきちんと書いてある。
業務のナレッジグラフを作成
さて、上記が実際のナレッジグラフである。ここまでする必要はないが、今回はこのナレッジグラフの中に業務フローが定義してあり、さらに各業務プロセスで参照する資料や作業者なども記載した。たとえば、今回の自動化設計の場合、Googleスプシに営業先リストを作成するのだが、そのスプシへのリンクを埋め込んである。また、ノードをタップすると、そのノードのメモが書けるので、注意事項などはメモに書き込んである。
けっこう大雑把なグラフではあるものの、まずはこれくらい大まかな素描をして、業務をしつつ洗練させていくのが良い進め方だと思う。最初からやりすぎてもオーバーエンジニアリングになりかねないためだ。
なお、一度グラフを定義さえすれば、検索を使って調べることができたり、下記のようなビューでノード同士の関連性を把握することもできる。今回の営業・求人応募の半自動化の例は下記のとおりである。
これだけでなく、ロマネスコではJSONなどのファイル出力もでき、AIにわかりやすいように整理させて出力するとか、業務について説明してもらうとか、そういうことができる。
あとは実作業するだけ
意外と簡単でしょ？
以上で業務設計は完了だ。意外と簡単でしょう。AIがさらっと業務を理解してくれるのは案外楽です。また、自分自身の中でもこういう作業フローだ、ということが明確になっていると不思議に作業がはかどります。
今回の業務以外にもナレッジをのせれば、AIに簡単に会社全体の業務の全体像を把握してもらえそうなことが理解してもらえるでしょう。このようなナレッジ基盤（意味層とでも言えばいいかもしれません）を作ることは、AI時代では必須なのかもしれません。
作業動画
実際に作業している動画なんかをここに再掲する予定です！